Elke beller geholpen, ook als je team al aan de lijn hangt
Een gemiste oproep is vaak een gemiste klant. Met AI aan de telefoon wordt elke beller direct te woord gestaan: eenvoudige vragen krijgen meteen antwoord, de rest wordt doorverbonden of komt als compleet terugbelverzoek bij je team. Dit doe je in samenwerking met gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het aan de rest van je klantenservice.
Voorbeeld van een telefoongesprek: de digitale assistent neemt op en zegt dat hij een digitale assistent is. De beller heeft een vraag over een factuur; omdat iedereen in gesprek is, legt de assistent een terugbelverzoek vast in de helpdesk.
Herken je dit?
23:04
Je team slaapt. Je klant krijgt toch antwoord.
Voorbeeld om 23:04: een klant vraagt of je morgen open bent en krijgt direct antwoord.
- Bij drukte gaat de telefoon over terwijl iedereen al in gesprek is.
- Buiten kantoortijd hoort je klant alleen een bandje, en belt hij morgen een ander.
- Je team besteedt veel belminuten aan vragen die met één zin beantwoord zijn.
- Terugbelverzoeken komen binnen op een briefje, zonder te weten waar het over gaat.
Wat het doet
Wat je beller ervaart
Een vriendelijke stem die meteen opneemt, in gewone taal, en die de vraag begrijpt zonder keuzemenu van negen opties. Kan de AI het niet oplossen, dan wordt hij doorverbonden of teruggebeld.
Wat je team terugkrijgt
Minder onderbrekingen voor simpele vragen. Gesprekken die een mens nodig hebben, komen binnen met een korte samenvatting: wie belde, waarover, en wat er al gezegd is.
Wat er achter de schermen gebeurt
De telefoon-AI gebruikt dezelfde kennis als je chatbot en je andere kanalen. Waar nodig is hij gekoppeld aan je agenda, planning of klantsysteem. Het telefonische deel wordt geleverd door een gespecialiseerde partner; XPRT richt het in en koppelt het.
AI-receptie
Voor veel bedrijven begint het hier: een receptie die altijd opneemt.
Opnemen en begroeten
Elke beller wordt direct te woord gestaan, ook bij drukte of na sluitingstijd.
Vragen beantwoorden
Openingstijden, adres, levertijden, hoe iets werkt: uit dezelfde kennis als je andere kanalen.
Doorverbinden
Naar de juiste afdeling, vestiging of persoon, als die beschikbaar is.
Terugbelverzoek vastleggen
Met naam, nummer, onderwerp en urgentie, direct in je helpdesk of mailbox.
Afspraken
Waar je agenda gekoppeld is, plant of verzet de beller zelf een afspraak, binnen de regels die jij bepaalt.
Zo werkt het
In kaart brengen. Waarom mensen je bellen, wanneer het druk is en welke gesprekken altijd bij een mens moeten blijven.
Kennis en koppelingen. Je kennis wordt vastgelegd voor gesproken gesprekken, met een begroeting en toon die bij je passen. De telefoon-AI wordt gekoppeld aan je telefonie, agenda en helpdesk.
Testen met echte vragen. Met echte belscenario's, inclusief lastige verbindingen, accenten en de overdracht naar je team.
Live en bijsturen. Samenvattingen en gesprekken worden nagelopen, de kennis aangevuld en de regels voor doorverbinden bijgesteld.
→ Uitgebreid: Zo werken we
Mens blijft aan het roer
Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.
Eerlijk over AI
De beller hoort aan het begin dat hij een digitale assistent spreekt, en kan altijd vragen om een medewerker.
Overdracht
Bij klachten, spoed of twijfel wordt direct doorverbonden of een terugbelverzoek met voorrang vastgelegd.
Privacy
Of gesprekken worden opgenomen of uitgeschreven, bepaal jij, en de beller hoort het vooraf. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.
Waarom XPRT
Eén klantenservice, niet een los telefoonsysteem
We koppelen de telefoon-AI aan dezelfde kennis, helpdesk en systemen als je andere kanalen.
We kiezen de partner die past
Voor het telefonische deel werken we met gespecialiseerde partners, en we kiezen per situatie wat bij je telefonie en je bellers past.
We blijven meekijken
Na livegang lopen we gesprekken na en stellen we bij waar bellers vastlopen.
Veelgestelde vragen
Bouwt XPRT de telefoon-AI zelf?
Nee. Het telefonische deel komt van gespecialiseerde partners. XPRT kiest wat past, richt het in en koppelt het aan je kennis, helpdesk en systemen.
Kan ik mijn huidige telefoonnummer houden?
Meestal wel. Hoe het precies werkt, hangt af van je huidige telefonie. Dat wordt in de eerste stap bekeken.
Weet de beller dat hij met AI praat?
Ja. Het advies is om dat aan het begin te zeggen, en de beller kan altijd vragen om een medewerker.
Neemt de AI alle gesprekken aan, of alleen bij drukte?
Dat bepaal jij. Bijvoorbeeld alleen buiten kantoortijd, als iedereen in gesprek is, of als eerste aanspreekpunt dat doorverbindt.
Wat als de beller iets vraagt wat de AI niet weet?
Dan zegt hij dat eerlijk en verbindt hij door, of hij legt een terugbelverzoek vast met de vraag erbij.
Kan ik het uitproberen?
De demo op deze site is een chat, geen telefoon. Op Probeer de AI live zie je wel hoe de AI met jouw soort vragen omgaat. Voor telefoon plan je een demo.
Vaak gecombineerd met
- Chatbot voor je websitedezelfde kennis, ook in de chat
- WhatsApp-chatboteen beller die liever appt, krijgt een link
- Helpdesk inrichtenterugbelverzoeken op één plek met de rest
Hoeveel bellers mis je nu?
Plan een demo en vertel waarom klanten je bellen. Je hoort wat de telefoon-AI kan overnemen en wat bij je team blijft.