Een inbox die zichzelf grotendeels wegwerkt
Elke ochtend dezelfde stapel: vragen over bestellingen, wijzigingen, facturen, klachten, allemaal door elkaar. AI leest je inkomende mail en tickets, sorteert ze, vult aan wat ontbreekt en beantwoordt wat direct beantwoord kan worden. Je team begint de dag met wat echt aandacht nodig heeft.
Voorbeeld van een inbox: vijf mails krijgen automatisch een label (bestelling, retour, factuur, klacht). Vier worden direct beantwoord, de klacht gaat naar je team.
Herken je dit?
- Je team besteedt het eerste uur van de dag aan sorteren en doorsturen.
- Een dringende klacht staat onderaan tussen tientallen simpele vragen.
- Klanten mailen twee keer omdat ze niet wisten of hun eerste mail was aangekomen.
- Elke medewerker beantwoordt dezelfde vraag op een andere manier.
Wat het doet
Wat je klant ervaart
Een snel en duidelijk antwoord, ook als de mail 's avonds binnenkomt. Is er meer tijd nodig, dan weet je klant meteen dat de vraag in behandeling is en wat er gaat gebeuren.
Wat je team terugkrijgt
Een inbox die al gesorteerd is op onderwerp en urgentie. Tickets komen bij de juiste persoon of vestiging uit, met een voorstel voor een antwoord dat je team kan controleren en versturen.
Wat er achter de schermen gebeurt
Elke mail wordt gelezen en gelabeld. Gegevens zoals een ordernummer of adres worden herkend en waar nodig opgezocht in je systemen. Eenvoudige vragen worden direct beantwoord; de rest gaat als compleet ticket naar je team.
Zo werkt het
In kaart brengen. Welke soorten mail komen binnen, en welke mogen automatisch beantwoord worden, welke krijgen een conceptantwoord en welke gaan altijd naar een mens.
Kennis en koppelingen. Je antwoordregels en toon worden vastgelegd, en je mailbox of helpdesk wordt gekoppeld aan de systemen waar de antwoorden staan.
Testen met echte vragen. Met echte mails uit je inbox, inclusief de lastige.
Live en bijsturen. Eerst met conceptantwoorden die je team goedkeurt, daarna stap voor stap meer automatisch, zodra het vertrouwen er is.
→ Uitgebreid: Zo werken we
Mens blijft aan het roer
Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.
Concept of direct
Jij bepaalt per type vraag of de AI direct antwoordt of een concept klaarzet dat je team nakijkt.
Gevoelige onderwerpen
Klachten, opzeggingen of juridische vragen gaan altijd naar een medewerker.
Privacy
Mail bevat vaak persoonsgegevens. Daarom wordt alleen verwerkt wat nodig is, en wordt met de leverancier een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Waarom XPRT
Je zit nergens aan vast
We kiezen per situatie wat past, met je huidige mailbox of helpdesk als vertrekpunt.
Stap voor stap automatisch
We beginnen met conceptantwoorden en breiden pas uit als jij tevreden bent.
Gekoppeld aan je systemen
Zodat een vraag over een order of afspraak echt beantwoord wordt, niet alleen doorgestuurd.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met mijn huidige mailbox?
Meestal wel. Het kan met een gewone gedeelde mailbox of met een helpdesk die je al gebruikt. In de eerste stap wordt gekeken wat bij jouw situatie past.
Stuurt de AI zomaar antwoorden naar mijn klanten?
Alleen als jij dat wilt. Je kunt starten met conceptantwoorden die je team nakijkt, en per type vraag bepalen wanneer de AI zelf mag versturen.
Wat gebeurt er met bijlagen?
Bijlagen zoals foto's, facturen of formulieren worden bij het ticket bewaard. Waar het past, worden gegevens eruit gelezen, zoals een ordernummer.
Kan de AI ook prioriteit geven aan dringende mails?
Ja. Mails worden gesorteerd op onderwerp en urgentie, zodat een storing of klacht niet onderaan de stapel belandt.
Wat is het verschil met een automatisch antwoord?
Een automatisch antwoord zegt alleen dat je mail binnen is. Hier krijgt je klant een inhoudelijk antwoord op zijn vraag, of een duidelijke melding wat er met zijn vraag gebeurt.
Wat zou er met jouw inbox gebeuren?
Plan een demo en neem een paar typische klantmails mee, of stel de AI alvast een vraag.