Minder telefoontjes over "wanneer komt de monteur?"

Storingen, afspraken verzetten, vragen over onderhoud: ze komen binnen via telefoon, mail en WhatsApp, vaak tegelijk en vaak buiten kantoortijd. Met AI-klantenservice krijgen de meeste vragen meteen een antwoord, en landt een storingsmelding direct compleet bij je planning.

Plan een demo Probeer de AI live

De vragen die bij jou binnenkomen

"Ik heb een storing, wanneer kan er iemand komen?"
"Hoe laat komt de monteur?"
"Kan mijn afspraak verzet worden?"
"Wanneer is mijn onderhoudsbeurt?"
"Wat moet ik doen tot de monteur er is?"
"Ik heb een vraag over mijn offerte of factuur."

Wat je kunt automatiseren

Vraagtype	Wat er gebeurt	Kanaal of dienst
Storing melden	De AI stelt de juiste vragen, vraagt om een foto en zet een complete melding klaar voor de planning	WhatsApp-chatbot
Aankomsttijd monteur	Je klant krijgt de geplande tijd uit je planning	WhatsApp-chatbot
Afspraak verzetten	Je klant kiest een nieuw moment binnen de ruimte die je planning geeft	Chatbot voor je website
Onderhoud plannen	Herinnering en een makkelijke manier om de afspraak vast te leggen	Chatbot voor je website
Eerste hulp bij storing	Veilige basistips uit jouw eigen instructies, met de grens "bel bij gevaar direct"	Chatbot voor je website
Offerte en factuur	Vragen gesorteerd en met de juiste gegevens naar kantoor	Mail en tickets automatiseren

Telefoon is in deze branche vaak het hoofdkanaal. AI aan de telefoon kan ook, via gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het aan je planning.

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie: Een installatiebedrijf met monteurs in de regio krijgt storingsmeldingen via telefoon, mail en WhatsApp. Meldingen zijn vaak onvolledig: geen adres, geen merk of type, geen foto. Kantoor belt elke klant terug, en 's avonds blijft alles liggen.
Oplossing: WhatsApp en de website krijgen een assistent die bij een storing de vaste vragen stelt, om een foto van het toestel vraagt en de melding compleet in de planning zet. Klanten met een afspraak kunnen de geplande tijd opvragen of verzetten. Spoedgevallen en gevaarlijke situaties gaan direct naar de dienstdoende medewerker.
Wat het oplevert: Meldingen komen compleet binnen, ook 's avonds. Kantoor hoeft minder terug te bellen, de planner weet meteen wat er nodig is, en klanten weten waar ze aan toe zijn.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere vestigingen of regio's?

Werk je met meerdere vestigingen of regio's, dan komt een melding automatisch bij de juiste planning terecht, op basis van postcode of type werk. Openingstijden en contactgegevens kunnen per vestiging verschillen.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

Je planningssysteem, voor aankomsttijden, vrije momenten en het vastleggen van meldingen.
Je klant- en objectgegevens, zodat bekend is welk toestel er bij welke klant staat.
Je werkbon- of servicesysteem, zodat een melding direct een opdracht kan worden.
Je telefonie, als je ook de telefoon wilt laten meehelpen (via gespecialiseerde partners).

Mens blijft aan het roer, en je klantgegevens veilig

Veiligheid eerst
Bij gaslucht, waterschade of andere gevaarlijke situaties geeft de AI geen technisch advies, maar verwijst hij direct naar de spoedlijn of de juiste instantie.
Overdracht
Twijfelt de AI of past een melding niet in de vaste vragen, dan gaat hij naar een medewerker, met alles wat al bekend is.
Afspraken over data
Adressen en klantgegevens worden alleen gebruikt voor de melding. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Veelgestelde vragen

Kan de AI ook spoedmeldingen herkennen?

Ja. Je legt vast wat voor jou spoed is. Die meldingen gaan direct naar een medewerker of de spoedlijn, met de instructie die jij daarvoor geeft.

Werkt dit met mijn planningssoftware?

Dat hangt af van je software. Vaak is een koppeling mogelijk; anders komt de melding compleet in een vaste inbox of als ticket binnen. In de eerste stap wordt gekeken wat kan.

Kunnen klanten zelf een afspraak inplannen?

Ja, binnen de regels die jij bepaalt, zoals werkgebied, type werk en beschikbare momenten.

Kan de AI ook de telefoon aannemen?

Dat kan, via gespecialiseerde partners. XPRT richt het in en koppelt het aan dezelfde kennis en planning als je andere kanalen.

Wat als een klant liever iemand spreekt?

Dan kan dat altijd. De AI geeft het nummer of zet een terugbelverzoek klaar met de gegevens van de klant.

Stel de AI een vraag zoals jouw klanten dat doen

Bijvoorbeeld: "Mijn ketel geeft een foutcode, kan er vandaag nog iemand komen?" Of plan een demo met jouw meldingen als voorbeeld.