Klantvragen direct beantwoord, zonder dat je team harder hoeft te werken
Elke dag komen dezelfde vragen binnen: waar is mijn bestelling, wanneer komt de monteur, hoe zeg ik mijn abonnement op. Met AI-klantenservice krijgen je klanten daar meteen antwoord op, op je website, in WhatsApp en per mail, in jouw toon en op basis van jouw eigen informatie.
Voor mkb en organisaties met meerdere vestigingen.
Voorbeeld van een WhatsApp-gesprek. Klant: Hoi! Waar blijft mijn bestelling? Ik had hem vandaag verwacht. AI-assistent: Je pakket is onderweg en wordt morgen tussen 10:00 en 12:00 bezorgd. Klant: Top. Kan het ook naar een ophaalpunt? AI-assistent: Dat zet Lisa van het team morgenochtend voor je om. Ze ziet dit gesprek al.
Herken je dit?
- Je team beantwoordt de hele dag vragen die al ergens op je website staan.
- 's Avonds en in het weekend blijven berichten liggen tot maandagochtend.
- Klanten vragen hetzelfde via chat, mail en WhatsApp, en niemand ziet het geheel.
- Bij drukte loopt de wachttijd op en gaan de echt lastige vragen verloren tussen de rest.
Wat AI-klantenservice voor je doet
Voor je klanten
Antwoord op het moment dat ze het vragen, ook om 23.00 uur. Geen wachtrij voor een simpele vraag, wel een medewerker als het ingewikkeld wordt.
Voor je team
Minder herhaalwerk. Vragen die een mens nodig hebben, komen compleet en op de juiste plek binnen, met de context van het gesprek erbij.
Achter de schermen
De AI werkt met jouw kennis en waar nodig met je eigen systemen, zoals je order-, planning- of klantsysteem. Zo wordt een vraag niet alleen beantwoord, maar ook afgehandeld.
Kanalen: waar je klant contact zoekt
Je klant kiest het kanaal, jij hoeft niet overal apart te antwoorden.
Chatbot voor je website
Directe antwoorden op het moment dat een bezoeker twijfelt of een vraag heeft. → Chatbot voor je website
WhatsApp
Klantcontact in de app die je klanten al de hele dag gebruiken, ook voor updates en afspraken. → WhatsApp-chatbot
Mail en tickets
Inkomende mail wordt gelezen, gesorteerd en waar mogelijk direct beantwoord; de rest staat klaar voor je team. → Mail en tickets automatiseren
Telefoon
AI aan de telefoon kan ook, via gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het aan de rest van je klantenservice.
Wat AI voor je afhandelt
Kanalen gaan over waar je klant vraagt. Dit gaat over wat er daarna gebeurt.
23:04
Je team slaapt. Je klant krijgt toch antwoord.
Voorbeeld om 23:04: een klant vraagt of je morgen open bent en krijgt direct antwoord.
Veelgestelde vragen, dag en nacht
Openingstijden, levertijden, voorwaarden, hoe iets werkt. Je klant krijgt meteen antwoord, ook buiten kantoortijd.
Routering en overdracht
Elke vraag komt bij de juiste persoon, afdeling of vestiging. Neemt een medewerker het over, dan hoeft de klant niets te herhalen.
Orderstatus en retouren
Je klant ziet waar de bestelling is of start een retour, zonder dat iemand van je team hoeft op te zoeken wat het systeem al weet.
Productadvies
Vragen als "welke past bij mij?" krijgen een eerlijk antwoord op basis van jouw assortiment en voorwaarden.
Leads kwalificeren
Een geïnteresseerde bezoeker krijgt de juiste vervolgvragen, en jouw verkoop krijgt een aanvraag die compleet is.
Afspraken plannen en verzetten
Een bezichtiging, een proefles of een monteursbezoek: je klant plant of verzet het zelf, binnen de regels die jij bepaalt.
Inrichten en ondersteunen: wat erachter zit
Een goede AI-klantenservice staat of valt met wat erachter zit.
De AI stelt een antwoord samen uit kaartjes in jouw kennisbank: retourvoorwaarden, bezorging en ophaalpunten.
Helpdesk inrichten
Eén plek waar je team alle gesprekken ziet en overneemt. Met je bestaande helpdesk, of met een nieuwe die je samen met XPRT kiest. → Helpdesk inrichten
Koppelingen met je systemen
Je order-, planning- of klantsysteem gekoppeld, zodat de AI niet alleen praat maar ook kan opzoeken en vastleggen. Verdieping: integraties en koppelingen
Kennisbank
De informatie waar de AI uit put: je eigen teksten, voorwaarden en procedures, overzichtelijk bijgehouden zodat antwoorden kloppen.
Tech-ondersteuning
Kom je er zelf niet uit of verandert er iets in je systemen, dan heb je een vast aanspreekpunt. Verdieping: onderhoud en support
Voor welke branches
Elke branche heeft zijn eigen vragen. Bekijk wat er in de jouwe vaak binnenkomt:
Zo werken we, in 6 stappen
- Stap 1
Vragen in kaart brengen
- Stap 2
Platformadvies
- Stap 3
Kennis en kanalen inrichten
- Stap 4
Koppelen
- Stap 5
Testen met echte vragen
- Stap 6
Live, meekijken en verbeteren
Mens blijft aan het roer
Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.
Overdracht
Bij een lastige of gevoelige vraag neemt een medewerker het over, met het hele gesprek erbij.
Grenzen
Jij bepaalt waar de AI wel en niet over praat en welke vragen altijd bij een mens uitkomen.
Privacy
Je klantgegevens worden alleen gebruikt waarvoor ze nodig zijn. Met de leverancier wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, en je weet vooraf welke partijen meekijken.
Waarom XPRT
Je zit nergens aan vast
We zijn een bureau, geen softwareleverancier. We kiezen per situatie wat past, bij je helpdesk, je kanalen en je privacy-eisen.
We maken het af
Niet alleen een chatvenster, maar ook de koppelingen met je systemen, zodat vragen echt afgehandeld worden.
We blijven meekijken
Na livegang lopen we gesprekken na en vullen we de kennis aan, zodat je klantenservice beter wordt in plaats van stil te staan.
Veelgestelde vragen
Wat is AI-klantenservice precies?
Software die vragen van je klanten leest en beantwoordt op basis van jouw eigen informatie, via de kanalen die je klanten al gebruiken. Vragen die een mens nodig hebben, gaan door naar je team.
Vervangt AI mijn klantenservicemedewerkers?
Nee. De AI neemt het herhaalwerk over, zodat je team tijd heeft voor de gesprekken waar een mens het verschil maakt. Jij bepaalt wat altijd bij een medewerker uitkomt.
Moet ik een nieuw systeem aanschaffen?
Niet per se. Vaak kan het met je bestaande helpdesk en systemen. Past dat niet, dan krijg je advies over wat wel past, zonder dat je aan één leverancier vastzit.
Werkt het ook voor organisaties met meerdere vestigingen?
Ja. Openingstijden, aanbod en contactpersonen kunnen per vestiging verschillen, en vragen komen bij de juiste locatie terecht.
Wat als de AI het antwoord niet weet?
Dan zegt hij dat eerlijk en zet hij het gesprek door naar je team. De vraag wordt daarna gebruikt om de kennis aan te vullen.
Hoe ziet het eruit voor mijn klanten?
Probeer het zelf: op Probeer de AI live stel je een vraag en zie je hoe een antwoord tot stand komt.
Benieuwd wat dit voor jouw klantenservice doet?
Stel de AI een vraag die jouw klanten vaak stellen, of plan een demo voor jouw situatie.