Je gasten direct geholpen, ook als de zaak vol zit

Hebben jullie vanavond nog een tafel, kunnen we met twintig man komen, hoe laat is het ontbijt, is er parkeergelegenheid: de vragen komen binnen als het druk is, en dan gaat de telefoon op de bar over. Met AI-klantenservice krijgen je gasten direct antwoord, per locatie en in hun eigen taal, en blijft je team bij de gasten die er al zijn.

Plan een demo Probeer de AI live

De vragen die bij jou binnenkomen

"Hebben jullie vanavond nog plek voor vier personen?"
"Kunnen we met een groep komen, en is er een groepsmenu?"
"Hoe laat is de keuken open, en zijn jullie open op maandag?"
"Hoe laat kan ik inchecken, en is er parkeergelegenheid?"
"Kan ik mijn reservering wijzigen of annuleren?"
"Houden jullie rekening met allergieën of een dieet?"

Wat je kunt automatiseren

Vraagtype	Wat er gebeurt	Kanaal of dienst
Tafel reserveren	De AI verwijst naar je reserveringssysteem of toont vrije tijden waar dat gekoppeld is	Chatbot voor je website
Groepen en evenementen	De AI verzamelt datum, aantal personen en wensen en zet een compleet verzoek klaar	Mail en tickets automatiseren
Openingstijden en keuken	Antwoord per locatie, inclusief feestdagen en afwijkende tijden	Kennisbank
Inchecken, parkeren en faciliteiten	Praktische informatie voor hotelgasten, ook vlak voor aankomst in WhatsApp	WhatsApp-chatbot
Reservering wijzigen of annuleren	Uitleg over de voorwaarden en een wijziging via je systeem of als verzoek voor je team	Koppelingen met je systemen
Allergieën en dieetwensen	Algemene informatie uit jouw eigen kaart, en de wens genoteerd bij de reservering	Chatbot voor je website

Gaat de telefoon het meest? AI aan de telefoon kan ook, in samenwerking met gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het. Zie AI aan de telefoon.

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie: Een horecagroep met een paar restaurants en een hotel krijgt vragen via de website, WhatsApp, mail, social media en de telefoon. Tijdens de service gaat de telefoon op de bar over en blijven berichten liggen. Groepsaanvragen komen onvolledig binnen, en hotelgasten stellen dezelfde vragen over inchecken en parkeren.
Oplossing: Een assistent op de websites en in WhatsApp met kennis per locatie: openingstijden, keuken, kaart, faciliteiten en contactpersoon. Voor tafels verwijst de AI naar het reserveringssysteem. Groepsaanvragen worden compleet verzameld, met datum, aantal personen en wensen, en gaan naar de juiste locatie. Hotelgasten krijgen kort voor aankomst praktische informatie en kunnen vragen stellen in hun eigen taal. Allergieën worden genoteerd bij de reservering en altijd door het team bevestigd.
Wat het oplevert: Gasten krijgen direct antwoord, ook tijdens de drukke uren en 's nachts. Het team wordt minder vaak uit de service gehaald, en groepsaanvragen zijn compleet als ze binnenkomen.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere vestigingen?

Bij horecaketens en hotelgroepen verschilt per locatie veel: openingstijden, kaart, faciliteiten en wie er verantwoordelijk is. De AI weet bij welke locatie een vraag hoort, uit de vraag, de pagina waar je gast op zit of door het even te vragen. Per locatie leg je vast:

openingstijden, keukentijden en afwijkende dagen;
kaart, faciliteiten, parkeren en bereikbaarheid;
waar een groepsaanvraag, klacht of bijzonder verzoek naartoe gaat.

Algemene kennis, zoals reserverings- en annuleringsvoorwaarden, beheer je op één plek. Een wijziging geldt direct voor alle locaties.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

Je reserveringssysteem, voor vrije tijden en het wijzigen of annuleren van reserveringen.
Je hotelsysteem, voor boekingsgegevens en informatie voor gasten met een verblijf.
Je locatie-informatie en kaart, op één plek bijgehouden.
Je helpdesk of gedeelde inbox, zodat locatie en kantoor allebei zien wat er speelt.

Mens blijft aan het roer, en je gastgegevens veilig

Allergieën altijd via je team
De AI geeft algemene informatie uit jouw kaart, maar belooft nooit dat een gerecht veilig is. Een allergie of dieetwens wordt genoteerd en door je team bevestigd.
Overdracht
Klachten, groepsaanvragen boven een grens die jij bepaalt en bijzondere verzoeken gaan naar een medewerker, met alles wat al bekend is.
Afspraken over data
Gastgegevens worden alleen gebruikt voor de reservering of vraag. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Veelgestelde vragen

Kan de AI een tafel reserveren?

Dat hangt af van je reserveringssysteem. Vaak verwijst de AI naar de plek waar gasten zelf reserveren, of hij toont vrije tijden als het systeem gekoppeld is.

Kan de AI vragen over allergieën beantwoorden?

Alleen in algemene zin, op basis van de informatie die jij vastlegt. Een allergie wordt genoteerd bij de reservering en altijd door je team bevestigd. De AI belooft niets over de veiligheid van een gerecht.

Kan de AI in meerdere talen antwoorden?

Ja. Hij antwoordt in de taal van je gast, op basis van dezelfde kennis.

Werkt het voor een groep met restaurants en een hotel?

Ja. Per locatie leg je vast wat er geldt, en vragen komen bij de juiste locatie terecht.

Wat gebeurt er met een groepsaanvraag?

De AI verzamelt datum, aantal personen, wensen en contactgegevens en zet een compleet verzoek klaar voor de juiste locatie. Je team doet het voorstel.

Verder lezen

Reserveringssysteem laten bouwen

Stel de AI een vraag zoals jouw gasten dat doen

Bijvoorbeeld: "Hebben jullie zaterdag plek voor acht personen, en is er een vegetarisch menu?" Of plan een demo met jouw locaties als voorbeeld.