Van je eerste klantvraag tot een klantenservice die blijft verbeteren

Je wilt niet zomaar een chatbot, je wilt dat je klanten beter geholpen worden en je team ontlast is. Daarom begint het niet bij techniek, maar bij de vragen die bij jou binnenkomen. In zes stappen gaat het van inventarisatie naar een klantenservice die live is en beter wordt.

Plan een demoProbeer de AI live

De 6 stappen

  1. Stap 1

    Vragen in kaart brengen

  2. Stap 2

    Platformadvies

  3. Stap 3

    Kennis en kanalen inrichten

  4. Stap 4

    Koppelen

  5. Stap 5

    Testen met echte vragen

  6. Stap 6

    Live, meekijken en verbeteren

  1. 1. Vragen in kaart brengen

    Welke vragen komen via welk kanaal binnen, hoe vaak ongeveer, en wat moet altijd bij een mens blijven? Daarvoor worden samen met je team echte mails, chats en berichten bekeken.

    Je krijgt: een automatiseringsplan met prioriteiten: wat eerst, wat later, en wat bewust niet.

  2. 2. Platformadvies

    Je kiest de oplossing die past bij je helpdesk, kanalen, budget en privacy-eisen. Per situatie wordt gekozen wat past, en werkt wat je al hebt goed, dan wordt daarop doorgebouwd. De verwerkersovereenkomst wordt in deze stap geregeld.

    Je krijgt: een onderbouwd advies met de afwegingen erbij, en een planning voor de volgende stappen.

  3. 3. Kennis en kanalen inrichten

    Je kennis wordt verzameld en vastgelegd: je teksten, voorwaarden en procedures. Toon en grenzen worden afgesproken. Daarna worden je kanalen aangesloten: website, WhatsApp en mail. Telefoon kan ook, via gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het.

    Je krijgt: een assistent die jouw taal spreekt en weet waar hij wel en niet over gaat.

  4. 4. Koppelen

    Je order-, planning-, klant- of helpdesksysteem wordt gekoppeld, zodat vragen niet alleen beantwoord maar ook afgehandeld worden: een orderstatus opzoeken, een afspraak plannen, een melding vastleggen.

    Je krijgt: een klantenservice die echt dingen kan regelen.

  5. 5. Testen met echte vragen

    Getest wordt met de vragen die je klanten echt stellen, inclusief randgevallen en de overdracht naar je team. Je team oefent mee en geeft aan wat beter moet.

    Je krijgt: vertrouwen voordat je live gaat, en een team dat weet hoe het werkt.

  6. 6. Live, meekijken en verbeteren

    Na livegang worden gesprekken nagelopen, wordt kennis aangevuld en worden nieuwe vragen stap voor stap geautomatiseerd. Kom je er zelf niet uit of verandert er iets in je systemen, dan heb je een vast aanspreekpunt.

    Je krijgt: een klantenservice die na livegang beter wordt, niet stilstaat.

Hoe lang duurt het?

Dat hangt af van je kanalen en koppelingen. Na stap 1 weet je wat er nodig is, en na stap 2 krijg je een planning.

Waar het altijd om draait

  • Mens aan het roer

    In elke stap ligt vast wat bij je team blijft, en hoe een gesprek wordt overgedragen.

  • Je zit nergens aan vast

    XPRT is een bureau, geen softwareleverancier. Je krijgt advies over wat bij je past.

  • Klein beginnen mag

    Starten met één kanaal of een paar vraagtypes en daarna uitbreiden werkt vaak het best.

→ AI-klantenservice

Waarom XPRT

  • Advies zonder belang bij één product

    We verdienen niet aan een bepaalde helpdesk of chatoplossing, dus je krijgt een eerlijk antwoord.

  • Alles in één hand

    Kennis, kanalen, koppelingen en nazorg: we richten het geheel in.

  • We blijven betrokken

    Na livegang kijken we mee en verbeteren we, zolang jij dat wilt.

Ook voor website- en andere projecten werken we volgens deze principes.

Veelgestelde vragen

Waar begint het?

Met een gesprek over de vragen die bij jou binnenkomen. Neem gerust een paar voorbeelden mee, zoals mails of chatberichten. → Bekijk voorbeeldscenario's

Moet ik zelf veel voorbereiden?

Nee. Wat helpt, is toegang tot je bestaande informatie en iemand in je team die de klantvragen goed kent. De rest wordt samen uitgezocht.

Kan ik met één kanaal beginnen?

Ja. Veel organisaties starten met hun website of WhatsApp en voegen daarna mail of andere kanalen toe.

Wat als ik al een helpdesk of chatbot heb?

Dan is dat het vertrekpunt. In stap 2 wordt gekeken of je kunt doorbouwen op wat er is, en alleen als het echt beter past, volgt een ander advies.

Wat gebeurt er na livegang?

Gesprekken worden nagelopen en de kennis wordt aangevuld. Je hebt een vast aanspreekpunt voor vragen en aanpassingen.

Klaar voor stap 1?

Plan een demo en breng samen met XPRT je klantvragen in kaart. Of probeer eerst zelf hoe de AI antwoordt.

Plan een demoProbeer de AI live