Al je klantgesprekken op één plek, met AI die meewerkt
Chat op je website, berichten in WhatsApp, mail in drie verschillende mailboxen: als alles los staat, ziet niemand het geheel. Een goed ingerichte helpdesk brengt al je klantcontact samen, en de AI werkt daar gewoon in mee. Met de helpdesk die je al hebt, of met een die beter bij je past.
Voorbeeld van een helpdeskoverzicht: gesprekken uit website, WhatsApp, mail en telefoon in één lijst, met status per gesprek en een samenvatting voor het teamlid dat overneemt.
Herken je dit?
- Je hebt een helpdesk, maar hij wordt maar half gebruikt.
- Gesprekken via WhatsApp of chat staan los van de rest.
- Je weet niet welke helpdesk bij jullie past, en elke leverancier zegt dat de zijne de beste is.
- Je team moet bij elke vraag in een ander systeem opzoeken wie de klant is.
Wat het doet
De AI stelt een antwoord samen uit kaartjes in jouw kennisbank: retourvoorwaarden, bezorging en ophaalpunten.
Wat je klant ervaart
Eén doorlopend gesprek, welk kanaal hij ook kiest. Hij hoeft zijn verhaal niet opnieuw te doen als hij van chat naar mail gaat.
Wat je team terugkrijgt
Eén overzicht met alle gesprekken, duidelijke afspraken over wie wat oppakt, en de gegevens van de klant direct in beeld. De AI beantwoordt wat hij kan en zet voor de rest een voorstel klaar.
Wat er achter de schermen gebeurt
Je kanalen worden aangesloten, regels voor toewijzing en prioriteit vastgelegd en je helpdesk gekoppeld aan je order-, planning- of klantsysteem. Rapportages laten zien welke vragen binnenkomen en waar het knelt.
Zo werkt het
In kaart brengen. Hoe je klantcontact nu loopt, welke kanalen je gebruikt en wat je team nodig heeft.
Kiezen en inrichten. Je bestaande helpdesk opnieuw inrichten, of samen een nieuwe kiezen die past bij je kanalen, je systemen en je privacy-eisen. Daarna worden kanalen, teams en regels ingesteld.
Testen met echte vragen. Je team werkt een tijdje met echte gesprekken in de nieuwe inrichting, en wat niet werkt wordt aangepast.
Live en bijsturen. Na livegang wordt meegekeken, worden rapportages ingericht en wordt de AI stap voor stap meer werk gegeven.
→ Uitgebreid: Zo werken we
Mens blijft aan het roer
Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.
Je team bepaalt
De AI is een collega in de helpdesk, geen vervanging. Elk gesprek kan door een medewerker worden overgenomen.
Duidelijke regels
Welke vragen de AI mag beantwoorden en welke altijd bij een mens uitkomen, ligt vast en is aan te passen.
Privacy
Je weet vooraf waar je klantgegevens staan en welke leveranciers ermee werken. Met die leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.
Waarom XPRT
Onafhankelijk advies
We verkopen geen helpdesksoftware. We kiezen per situatie wat past, en als je huidige helpdesk prima is, houden we die.
Inrichting en koppelingen in één hand
Kanalen, regels, AI en de koppeling met je systemen: we richten het geheel in, niet alleen een los onderdeel.
Je team kan ermee verder
We leggen uit hoe het werkt en blijven beschikbaar als er iets verandert.
Veelgestelde vragen
Moet ik overstappen naar een nieuwe helpdesk?
Niet per se. Vaak is je huidige helpdesk prima, maar is hij niet goed ingericht of niet gekoppeld. Overstappen is alleen het advies als het echt beter past.
Welke helpdesk raden jullie aan?
Dat hangt af van je kanalen, je systemen, de grootte van je team en je privacy-eisen. Je krijgt een advies met de afwegingen erbij, zodat je zelf een goede keuze kunt maken.
Kan de helpdesk werken voor meerdere vestigingen?
Ja. Gesprekken kunnen per vestiging of team worden verdeeld, met eigen openingstijden en kennis per locatie, terwijl het hoofdkantoor het overzicht houdt.
Wat gebeurt er met mijn bestaande gesprekken en klantgegevens?
Bij een overstap wordt vooraf bepaald wat mee moet en hoe. Je verliest geen klantgeschiedenis die je nodig hebt.
Wie helpt als er na livegang iets misgaat?
Je hebt een vast aanspreekpunt bij XPRT voor vragen, aanpassingen en storingen.
Twijfel je welke helpdesk bij je past?
Plan een demo. Je krijgt een eerlijk advies, ook als dat betekent dat je huidige helpdesk prima is.