Je WhatsApp-klantenservice, ook om 23.00 uur bereikbaar
Je klanten sturen liever een WhatsApp-bericht dan dat ze bellen of mailen. Een WhatsApp-chatbot beantwoordt die berichten meteen, ook 's avonds en in het weekend, en zet het gesprek door naar je team zodra er een mens nodig is.
Voorbeeld van een WhatsApp-gesprek. Klant: Mijn cv-ketel geeft een foutcode en het huis wordt koud. AI-assistent: Vervelend! Welke code staat er in het display? Klant: Een knipperende E en dan 1-1-9. AI-assistent: Dat is meestal te lage waterdruk. Lukt bijvullen niet, dan plan ik een monteur in.
Herken je dit?
23:04
Je team slaapt. Je klant krijgt toch antwoord.
Voorbeeld om 23:04: een klant vraagt of je morgen open bent en krijgt direct antwoord.
- Berichten stapelen zich op in één telefoon die steeds iemand anders beheert.
- Klanten verwachten in WhatsApp snel antwoord, maar je team zit in een ander systeem.
- Na sluitingstijd blijven vragen liggen tot de volgende ochtend.
- Je weet niet goed wie welk gesprek al heeft beantwoord.
Wat het doet
Wat je klant ervaart
Snel antwoord in een vertrouwde app. Je klant kan een vraag stellen, een afspraak plannen of een foto meesturen bij een melding, zonder te wachten.
Wat je team terugkrijgt
Eén overzicht van alle gesprekken in plaats van een telefoon die rondgaat. Gesprekken die een mens nodig hebben, komen compleet binnen en kunnen door iedereen in het team worden opgepakt.
Wat er achter de schermen gebeurt
Je zakelijke WhatsApp-nummer wordt aangesloten op een helpdesk of inbox. De chatbot gebruikt jouw kennis en waar nodig je systemen, bijvoorbeeld voor een orderstatus of een planning.
Zo werkt het
In kaart brengen. Welke vragen komen via WhatsApp binnen, en wat moet altijd door een mens worden beantwoord.
Kennis en koppelingen. Je zakelijke nummer wordt aangesloten, je kennis en toon vastgelegd en waar nodig je systemen gekoppeld.
Testen met echte vragen. Met berichten zoals je klanten die sturen, inclusief foto's, korte zinnen en de overdracht naar je team.
Live en bijsturen. Gesprekken worden nagelopen en de kennis wordt aangevuld.
→ Uitgebreid: Zo werken we
Mens blijft aan het roer
Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.
Overdracht
Een medewerker kan elk gesprek overnemen, met de hele voorgeschiedenis erbij. Je klant merkt alleen dat er een mens meepraat.
Grenzen
Jij bepaalt welke onderwerpen de chatbot afhandelt en welke altijd bij je team uitkomen.
Privacy
De chatbot vraagt alleen om gegevens die nodig zijn. Met de leverancier wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, en je weet vooraf welke partijen meekijken.
Waarom XPRT
Je zit nergens aan vast
We kiezen per situatie wat past: een helpdesk die je al hebt of een oplossing die bij je kanalen en budget past.
Eén verhaal over al je kanalen
Dezelfde kennis voor WhatsApp, je website en je mail, zodat klanten overal hetzelfde antwoord krijgen.
We blijven meekijken
Na livegang verbeteren we de antwoorden op basis van echte gesprekken.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande zakelijke nummer houden?
Meestal wel. Of dat kan, hangt af van hoe je nummer nu is ingericht. Dat wordt in de eerste stap uitgezocht.
Kunnen meerdere medewerkers tegelijk WhatsApp-gesprekken beantwoorden?
Ja. Gesprekken komen binnen in een gedeelde inbox, zodat je team samen kan werken en ziet wie wat oppakt.
Mag ik klanten zomaar een WhatsApp-bericht sturen?
Niet zomaar. Voor berichten die jij als eerste stuurt, zoals een afspraakbevestiging, gelden regels en is toestemming van je klant nodig. Die regels worden in de inrichting meegenomen.
Kan de chatbot ook foto's en spraakberichten ontvangen?
Foto's en documenten kunnen worden meegestuurd en bij de melding bewaard. Wat er met spraakberichten kan, hangt af van de gekozen oplossing.
Wat gebeurt er buiten kantoortijd?
De chatbot beantwoordt wat hij kan. Wat een mens nodig heeft, staat de volgende ochtend compleet klaar voor je team, en je klant weet wanneer hij antwoord krijgt.
Vaak gecombineerd met
- Chatbot voor je website
- Helpdesk inrichtenéén inbox voor WhatsApp, chat en mail
- Mail en tickets automatiseren
Hoe klinkt jouw klantenservice in WhatsApp?
Stel de AI een vraag zoals je klanten die in WhatsApp sturen, of plan een demo.