Je gebruikers direct op weg, je supportteam vrij voor de lastige vragen

Hoe zet ik deze functie aan, waarom kan ik niet inloggen, is er een storing, waar vind ik mijn factuur: veel vragen aan je support staan al ergens in je documentatie, maar je gebruikers vinden het niet. Met AI-klantenservice krijgen ze direct een antwoord uit je eigen handleidingen en hulpartikelen, en komen de vragen die echt een specialist nodig hebben compleet bij je team binnen.

Plan een demoProbeer de AI live
ResetlinkVerstuurdIk kan niet inloggen

De vragen die bij jou binnenkomen

  • "Hoe stel ik deze functie in?"
  • "Ik kan niet inloggen, en de resetmail komt niet aan."
  • "Werkt het bij jullie niet, of ligt het aan mij?"
  • "Hoe voeg ik een gebruiker toe of pas ik rechten aan?"
  • "Waar vind ik mijn factuur, en hoe pas ik mijn abonnement aan?"
  • "Kunnen jullie deze functie toevoegen?"

Wat je kunt automatiseren

VraagtypeWat er gebeurtKanaal of dienst
Hoe-werkt-dit-vragenAntwoord in gewone taal uit je eigen documentatie, met een link naar het juiste hulpartikelKennisbank
Inloggen en toegangDe stappen voor een reset, en een melding voor support als het daarna nog niet lukt. De AI vraagt nooit om een wachtwoordChatbot voor je website
StoringenDe AI noemt bekende storingen en verwijst naar je statuspagina. Nieuwe meldingen komen gebundeld bij je teamHelpdesk inrichten
Gebruikers en rechtenUitleg per rol, en een verzoek klaar voor support als een beheerder het niet zelf kanKennisbank
Facturen en abonnementUitleg waar het staat, en een compleet verzoek voor de administratie of accountmanagerMail en tickets automatiseren
Ideeën en wensenVastgelegd en naar je productteam, zonder belofte over wanneer of of het komtKoppelingen met je systemen

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie
Een softwarebedrijf met een online platform voor zakelijke klanten krijgt vragen via de chat in de applicatie, mail en de telefoon. Een groot deel gaat over hoe een functie werkt, inloggen en gebruikers toevoegen, terwijl het antwoord al in de hulpartikelen staat. Na een update of bij een storing komt alles tegelijk binnen, en het supportteam beantwoordt steeds opnieuw dezelfde vraag.
Oplossing
Een assistent in de applicatie en op de website die antwoordt uit de documentatie en de hulpartikelen, en verwijst naar het juiste artikel. Bij inlogproblemen legt de AI de stappen uit en vraagt nooit om een wachtwoord. Bij een bekende storing verwijst hij naar de statuspagina, en nieuwe meldingen komen gebundeld binnen. Vragen die een specialist nodig hebben, gaan als compleet ticket naar de tweede lijn, met klant, omgeving en wat al is geprobeerd.
Wat het oplevert
Gebruikers krijgen direct antwoord, ook buiten kantoortijd en in hun eigen taal. Het supportteam besteedt meer tijd aan lastige vragen, en tickets die binnenkomen zijn compleet.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere producten of vestigingen?

Veel softwarebedrijven hebben meerdere producten, abonnementen of klantomgevingen, en soms teams in verschillende landen. De AI weet over welk product of abonnement een vraag gaat, uit de vraag zelf, uit de plek in de applicatie of door het even te vragen. Per product of team leg je vast:

  • welke documentatie en hulpartikelen bij dat product horen;
  • welke functies bij welk abonnement horen;
  • welk team er verantwoordelijk is en waar een vraag naartoe gaat.

Algemene kennis, zoals inloggen, facturen en voorwaarden, staat op één plek. Een wijziging geldt direct voor alle producten.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

  • Je documentatie en hulpartikelen, zodat antwoorden altijd uit de actuele versie komen.

  • Je ticketsysteem, voor complete tickets met klant, omgeving en voorgeschiedenis.

  • Je statuspagina, zodat de AI bekende storingen kent.

  • Je klant- of abonnementsadministratie, voor vragen over facturen en abonnementen.

Mens blijft aan het roer, en de omgeving van je klant veilig

Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.

  • Nooit om wachtwoorden of sleutels vragen

    De AI vraagt niet om wachtwoorden, codes of toegangssleutels, en waarschuwt als iemand ze toch deelt. Zo leren je gebruikers ook dat jouw support daar nooit om vraagt.

  • Alleen antwoorden uit je eigen bron

    Staat iets niet in je documentatie, dan zegt de AI dat eerlijk en zet hij de vraag door. Hij verzint geen functie of oplossing.

  • Niets aanpassen zonder jouw regels

    Wat de AI wel en niet mag doen in de omgeving van een klant, leg je vooraf vast. Wijzigingen in instellingen, rechten of data gaan standaard via je team.

  • Overdracht

    Bugs, storingen met impact en ontevreden klanten gaan naar een medewerker, met alles wat al bekend is.

  • Afspraken over data

    Klantgegevens worden alleen gebruikt voor de vraag. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Veelgestelde vragen

Hoe actueel zijn de antwoorden na een update?

De AI antwoordt uit je documentatie en hulpartikelen. Pas je die aan, dan gebruikt de AI de nieuwe versie. Wat er nog niet in staat, zet hij door naar je team.

Kan de AI in onze applicatie draaien, niet alleen op de website?

Ja. De assistent kan op je website, in je applicatie en in je helpdesk werken, op basis van dezelfde kennis.

Werkt dit met ons ticketsysteem?

Dat hangt af van het systeem. Vaak is een koppeling mogelijk; anders komen vragen via mail in je bestaande werkwijze binnen. In de eerste stap wordt gekeken wat kan.

Kan de AI ook technische vragen van ontwikkelaars beantwoorden?

Als het antwoord in je documentatie staat, wel. Vragen die meer nodig hebben, gaan als compleet ticket naar je tweede lijn.

Wat gebeurt er bij een grote storing?

Je meldt de storing één keer, bijvoorbeeld op je statuspagina. De AI noemt die bij elke vraag erover, en nieuwe meldingen komen gebundeld bij je team, zodat ze niet los blijven binnenstromen.

Stel de AI een vraag zoals jouw gebruikers dat doen

Bijvoorbeeld: "Hoe geef ik een nieuwe collega alleen leesrechten?" Of plan een demo met jouw documentatie als voorbeeld.

Plan een demoProbeer de AI live