"Wanneer start de volgende groep?" Je cursist weet het meteen

Wanneer begint de opleiding, op welke locatie, wat heb ik nodig voor de toets, waar vind ik mijn certificaat: aankomende en huidige cursisten hebben veel vragen, en vaak net als je team voor de groep staat of de inschrijvingen piekt. Met AI-klantenservice krijgen ze direct het juiste antwoord voor hun opleiding en leslocatie, en houdt je team tijd over voor begeleiding.

Plan een demo Probeer de AI live

De vragen die bij jou binnenkomen

"Wanneer start de volgende groep, en is er nog plek?"
"Kan ik de opleiding ook in de avond of online volgen?"
"Ik kan niet naar de les. Kan ik een les inhalen?"
"Hoe log ik in op de leeromgeving?"
"Wanneer is de toets, en wat moet ik meenemen?"
"Waar vind ik mijn certificaat of bewijs van deelname?"

Wat je kunt automatiseren

Vraagtype	Wat er gebeurt	Kanaal of dienst
Startdata en beschikbaarheid	Antwoord op basis van je actuele planning, per opleiding en locatie	Koppelingen met je systemen
Inschrijven en oriënteren	Uitleg over opleiding, vorm en voorwaarden, en een compleet inschrijf- of adviesverzoek	Chatbot voor je website
Lessen inhalen en afmelden	Uitleg over de regels en een verzoek klaar voor de planning of de docent	WhatsApp-chatbot
Inloggen en leeromgeving	Stappen uit je handleiding, en een melding voor de helpdesk als het niet lukt	Kennisbank
Toetsen en examens	Algemene informatie over data, locatie en wat je meeneemt. Vragen over een beoordeling naar de docent of examencommissie	Mail en tickets automatiseren
Certificaten en facturen	Uitleg waar het te vinden is, en een compleet verzoek voor de administratie	Helpdesk inrichten

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie: Een opleider met trainingen op meerdere leslocaties en een online leeromgeving krijgt vragen via de website, mail, telefoon en WhatsApp. Rond de start van een nieuwe groep pieken de vragen over data, plek en inschrijven. Cursisten mailen docenten over inhaallessen en inloggen, en werkgevers vragen naar facturen en certificaten.
Oplossing: Een assistent op de website en in WhatsApp met kennis per opleiding en leslocatie, gekoppeld aan de cursusplanning. Belangstellenden zien direct welke groepen nog plek hebben en krijgen uitleg over vorm en voorwaarden. Inschrijvingen en adviesverzoeken komen compleet bij het opleidingsadvies binnen. Vragen over inloggen worden beantwoord met de stappen uit de handleiding, en verzoeken om een les in te halen gaan naar de planning. Vragen over een beoordeling of vrijstelling gaan naar een medewerker.
Wat het oplevert: Belangstellenden krijgen ook 's avonds en in het weekend antwoord. Docenten krijgen minder praktische mails, en het opleidingsadvies krijgt aanvragen binnen die compleet zijn.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere vestigingen?

Opleiders werken vaak met meerdere leslocaties, online groepen en verschillende opleidingen naast elkaar. De AI weet bij welke opleiding en locatie een vraag hoort, uit de vraag zelf of door het even te vragen. Per opleiding of locatie leg je vast:

startdata, lestijden en vorm, zoals klassikaal, online of in de avond;
adres, bereikbaarheid en wat er op de locatie aanwezig is;
wie er aanspreekpunt is en waar een vraag naartoe gaat.

Het centrale team beheert algemene kennis, zoals voorwaarden, het inschrijfproces en de regels voor inhalen, op één plek. Een wijziging geldt direct voor alle opleidingen.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

Je cursusplanning of administratie, voor actuele startdata en beschikbare plekken.
Je leeromgeving, zodat de AI kan verwijzen naar de juiste plek en een inlogprobleem goed kan doorzetten.
Je opleidingsinformatie, op één plek bijgehouden.
Je helpdesk of gedeelde inbox, zodat docenten en administratie zien wat er speelt.

Mens blijft aan het roer, en je cursistgegevens veilig

Geen beloftes over toelating of beoordeling
De AI legt uit hoe toelating, vrijstellingen en toetsen werken, maar beslist en belooft niets. Een besluit komt altijd van een medewerker, docent of examencommissie.
Persoonlijke begeleiding bij een mens
Vragen over studievoortgang, persoonlijke omstandigheden of een klacht over een docent gaan direct naar een medewerker, met alles wat al bekend is.
Extra zorg bij minderjarigen
Heb je leerlingen jonger dan achttien, dan vraagt de AI zo min mogelijk gegevens en gaan persoonlijke vragen naar een medewerker. Wat de AI wel en niet mag vragen, leg je vooraf vast.
Afspraken over data
Cursistgegevens worden alleen gebruikt voor de vraag. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Veelgestelde vragen

Kan de AI zien of er nog plek is in een groep?

Als je planning dat toelaat, wel. Dan kijkt de AI in je planning en noemt hij de groepen met plek. Anders legt hij uit hoe inschrijven werkt en zet hij een aanvraag klaar.

Kan de AI cursisten helpen die niet kunnen inloggen?

Ja, met de stappen uit je eigen handleiding. Lukt het daarna nog niet, dan komt er een melding bij de helpdesk, met de gegevens die nodig zijn om te helpen.

Beslist de AI over vrijstellingen of toelating?

Nee. De AI legt uit hoe het werkt en welke stukken nodig zijn. Het besluit ligt altijd bij een medewerker of examencommissie.

Kan de AI ook vragen van werkgevers beantwoorden?

Ja. Werkgevers die medewerkers aanmelden, vragen vaak naar facturen, certificaten en planning. Die vragen krijgen een eigen route naar de juiste afdeling.

Kan de AI per locatie een ander antwoord geven?

Ja. Startdata, lestijden en contactpersonen worden per opleiding en leslocatie vastgelegd. Algemene regels gelden overal tegelijk.

Stel de AI een vraag zoals jouw cursisten dat doen

Bijvoorbeeld: "Is er nog plek in de avondgroep die in het voorjaar start?" Of plan een demo met jouw opleidingen als voorbeeld.