"Waar is mijn zending?" Beantwoord voordat je planner de telefoon pakt

Waar is mijn zending, wanneer komt de chauffeur, kan het op een ander adres, wie behandelt mijn schade: je klanten en ontvangers willen het nu weten, en je planners hebben het al druk met de ritten. Met AI-klantenservice krijgen ze direct antwoord uit je eigen systemen, per depot, en komen afwijkingen compleet bij de juiste collega terecht.

Plan een demo Probeer de AI live

De vragen die bij jou binnenkomen

"Waar is mijn zending, en hoe laat wordt die bezorgd?"
"Kan de levering naar een ander adres of op een andere dag?"
"Ik wil een zending aanmelden of een rit laten ophalen."
"Waar vind ik mijn vrachtbrief of afleverbewijs?"
"Mijn zending is beschadigd aangekomen."
"Wat zijn de openingstijden van het depot, en kan ik mijn pakket ophalen?"

Wat je kunt automatiseren

Vraagtype	Wat er gebeurt	Kanaal of dienst
Status en levertijd	De AI zoekt de zending op in je systeem en geeft de actuele status en het tijdvak	Koppelingen met je systemen
Adres of dag wijzigen	De AI controleert of het nog kan volgens jouw regels en zet de wijziging door, of legt een verzoek klaar voor de planning	WhatsApp-chatbot
Zending aanmelden of ophalen	De AI verzamelt alle gegevens en zet een compleet verzoek klaar voor de planning	Chatbot voor je website
Vrachtbrief en afleverbewijs	Uitleg waar het staat, of het document wordt meegestuurd als je systeem dat toelaat	Mail en tickets automatiseren
Schade en klachten	De AI vraagt foto's en zendinggegevens, en zet een complete melding klaar voor de schadeafdeling	Helpdesk inrichten
Depot en afhalen	Antwoord per depot over openingstijden, adres en wat je meeneemt	Kennisbank

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie: Een transportbedrijf met een paar depots rijdt voor zakelijke klanten en levert bij hun ontvangers af. Vragen komen binnen via mail, telefoon, WhatsApp en de website, vaak in het Nederlands, Duits en Engels. De meeste gaan over waar een zending is en wanneer die komt. Planners nemen tussen de ritten door de telefoon op, en schademeldingen komen onvolledig binnen.
Oplossing: Een assistent op de website en in WhatsApp, gekoppeld aan het transportmanagementsysteem, met kennis per depot. Klanten en ontvangers krijgen met hun zendingnummer direct de status en het tijdvak, in hun eigen taal. Een verzoek om een ander adres of een andere dag wordt gecontroleerd volgens de regels van de planning en doorgezet of klaargezet. Schademeldingen komen compleet binnen, met foto's en zendinggegevens, bij de schadeafdeling.
Wat het oplevert: Klanten en ontvangers weten direct waar hun zending is, ook buiten kantoortijd. Planners worden minder vaak uit hun werk gehaald, en schademeldingen zijn compleet als ze binnenkomen.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere vestigingen?

Met meerdere depots, regio's of landen hoort elke vraag bij de juiste plek. De AI weet bij welk depot een vraag hoort, uit het zendingnummer, de postcode of door het even te vragen. Per depot leg je vast:

openingstijden, adres en afhaalregels;
welke regio's en diensten er vanuit dat depot gaan;
wie er aanspreekpunt is en waar een vraag of melding naartoe gaat.

Het hoofdkantoor beheert algemene kennis, zoals voorwaarden, schadeprocedure en aanleverregels, op één plek. Een wijziging geldt direct voor alle depots.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

Je transportmanagement- of planningssysteem, voor actuele status, tijdvakken en wijzigingen.
Je klantportaal, zodat de AI kan verwijzen naar de plek waar klanten zelf zendingen aanmelden en documenten vinden.
Je depotinformatie, op één plek bijgehouden.
Je helpdesk of gedeelde inbox, zodat planning, klantenservice en schadeafdeling zien wat er speelt.

Mens blijft aan het roer, en je klantgegevens veilig

Eerlijk over levertijden
De AI noemt een tijdvak alleen als dat uit je systeem komt, en zegt erbij dat het kan veranderen. Is een zending vertraagd, dan zegt hij dat eerlijk en zet hij de vraag door als dat nodig is.
Geen toezeggingen over schade
De AI neemt een schademelding compleet op, maar zegt niets over aansprakelijkheid of vergoeding. Dat beoordeelt altijd een medewerker.
Alleen voor wie het mag zien
Zendinggegevens worden alleen gedeeld met wie het zendingnummer en zo nodig een postcode heeft. Wat een ontvanger wel en niet ziet, bepaal jij.
Afspraken over data
Klant- en zendinggegevens worden alleen gebruikt voor de vraag. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Veelgestelde vragen

Werkt dit met ons planningssysteem?

Dat hangt af van het systeem. Vaak is een koppeling mogelijk; anders kan de AI verwijzen naar je klantportaal of een verzoek klaarzetten voor de planning. In de eerste stap wordt gekeken wat kan.

Kan de AI ook een levering omzetten?

Als jouw regels en systeem dat toelaten, wel: de AI controleert of het nog kan en zet het door. Anders zet hij een compleet verzoek klaar voor de planning.

Kan de AI in meerdere talen antwoorden?

Ja. De AI antwoordt in de taal van je klant of ontvanger, op basis van dezelfde kennis.

Kunnen chauffeurs er ook mee werken?

Deze pagina gaat over vragen van klanten en ontvangers. Interne vragen, zoals van chauffeurs, kunnen een eigen route krijgen. Dat wordt per situatie bekeken.

Wat gebeurt er met een schademelding?

De AI vraagt foto's, zendingnummer en een korte omschrijving, en zet een complete melding klaar voor de schadeafdeling. De beoordeling doet altijd een medewerker.

Stel de AI een vraag zoals jouw klanten dat doen

Bijvoorbeeld: "Mijn levering staat voor morgen gepland. Kan die naar ons magazijn in plaats van naar kantoor?" Of plan een demo met jouw depots als voorbeeld.