Je klanten snel geholpen, het advies blijft bij jouw adviseurs

Welke stukken moet ik aanleveren, hoe ver is mijn dossier, wanneer kan ik langskomen, hoe meld ik schade: je klanten hebben veel praktische vragen, en je adviseurs worden ervoor gebeld terwijl ze met een klant zitten. Met AI-klantenservice krijgen klanten direct antwoord op die praktische vragen. Alles wat advies is, blijft bij een mens.

Plan een demoProbeer de AI live
StukkenOntvangenWelke stukken heb je nodig?

De vragen die bij jou binnenkomen

  • "Welke documenten moet ik aanleveren, en hoe doe ik dat veilig?"
  • "Hoe ver is mijn aanvraag of aangifte?"
  • "Kan ik een afspraak maken met mijn adviseur?"
  • "Ik heb schade. Hoe meld ik dat?"
  • "Ik ben verhuisd. Waar geef ik dat door?"
  • "Welke verzekering of hypotheek past het best bij mij?"

Wat je kunt automatiseren

VraagtypeWat er gebeurtKanaal of dienst
Documenten aanleverenEen lijst met wat nodig is, en een verwijzing naar je beveiligde klantportaal om het te uploaden. Nooit via de chatKennisbank
Status van een dossierNa controle volgens jouw regels een algemene status uit je systeem, of een verzoek voor de dossierbehandelaarKoppelingen met je systemen
Afspraak makenEen vrij moment uit de agenda van de juiste adviseur of vestiging, of een compleet verzoekChatbot voor je website
Schade meldenEen eerste melding met de feiten en foto's, klaar voor de schadebehandelaar. Geen uitspraak over dekkingWhatsApp-chatbot
Wijzigingen doorgevenUitleg waar en hoe, en een compleet verzoek voor de administratieMail en tickets automatiseren
AdviesvragenHerkend en naar een adviseur, met een voorstel voor een afspraak. De AI geeft zelf geen adviesHelpdesk inrichten

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie
Een financieel advieskantoor met een paar vestigingen helpt particulieren en ondernemers met administratie, verzekeringen en hypotheken. Vragen komen binnen via mail, telefoon, WhatsApp en de website. Een groot deel gaat over welke stukken nodig zijn, hoe ver een dossier is en wanneer er een afspraak kan. Adviseurs worden tussen gesprekken door gebeld, en documenten komen via losse mails binnen.
Oplossing
Een assistent op de website en in WhatsApp met kennis per vestiging en per dienst. Klanten krijgen een lijst met de stukken die nodig zijn, en een verwijzing naar het beveiligde klantportaal om ze te uploaden. Afspraken worden gepland in de agenda van de juiste adviseur. Schade wordt als eerste melding vastgelegd voor de schadebehandelaar. Zodra een klant om advies vraagt, zoals welke verzekering past of wat een keuze fiscaal betekent, zegt de AI dat een adviseur dat oppakt en stelt hij een afspraak voor.
Wat het oplevert
Klanten krijgen ook 's avonds antwoord op hun praktische vragen, en weten welke stukken ze moeten aanleveren. Adviseurs worden minder vaak gestoord, en documenten komen via één veilige route binnen.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere vestigingen?

Veel kantoren werken met meerdere vestigingen of teams per dienst. De AI weet bij welke vestiging en welke adviseur een vraag hoort, uit de vraag zelf, de postcode of door het even te vragen. Per vestiging of team leg je vast:

  • openingstijden, adres en hoe je er een afspraak maakt;
  • welke diensten er worden aangeboden;
  • wie er aanspreekpunt is en waar een vraag naartoe gaat.

Het centrale team beheert algemene kennis, zoals documentlijsten, het schadeproces en de werkwijze, op één plek. Een wijziging geldt direct voor alle vestigingen.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

  • Je klantportaal, zodat documenten via een beveiligde route binnenkomen en niet in de chat.

  • Je agenda, voor afspraken bij de juiste adviseur.

  • Je dossier- of klantsysteem, voor een algemene status na controle volgens jouw regels.

  • Je helpdesk of gedeelde inbox, zodat adviseurs en administratie zien wat er speelt.

Mens blijft aan het roer, en geen financieel advies door de AI

In financiële dienstverlening draait het om vertrouwen en om gegevens die je zorgvuldig wilt behandelen. Daarom geldt hier een strakke grens.

Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.

  • Geen advies

    De AI geeft geen financieel, fiscaal, verzekerings- of hypotheekadvies, en zegt niet welk product bij iemand past. Hij beantwoordt alleen praktische vragen op basis van wat jij vastlegt. Een adviesvraag gaat altijd naar een adviseur.

  • Geen toezeggingen

    De AI zegt niets over dekking, acceptatie, uitkering, rente of termijnen van een beslissing. Een schademelding neemt hij op; de beoordeling doet altijd een medewerker.

  • Geen gevoelige gegevens in de chat

    De AI vraagt niet om burgerservicenummers, rekeningnummers, inkomensgegevens, kopieën van identiteitsbewijzen of inloggegevens. Documenten gaan via je beveiligde klantportaal. Deelt iemand ze toch, dan verwijst de AI naar die route.

  • Eerst controleren, dan pas status

    Een dossierstatus geeft de AI alleen na controle volgens jouw regels, en alleen in algemene zin. Wat wel en niet wordt gedeeld, bepaal jij.

  • Afspraken over data

    Je weet vooraf welke leveranciers met de gegevens werken en waar die staan. Met die leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten. De inrichting sluit aan op je eigen privacy- en compliancebeleid.

  • Overdracht

    Een klant kan altijd vragen om een adviseur. Klachten en zorgen, bijvoorbeeld over betalingsproblemen, gaan direct naar een mens.

Veelgestelde vragen

Geeft de AI financieel advies?

Nee, en dat is bewust zo. De AI helpt met praktische vragen, zoals documenten, afspraken en het schadeproces. Elke adviesvraag gaat naar een adviseur, met een voorstel voor een afspraak.

Hoe gaan klanten veilig documenten aanleveren?

Via je eigen beveiligde klantportaal of een andere route die jij aanwijst. De AI vraagt nooit om documenten of gevoelige gegevens in de chat en verwijst naar die route.

Kan de AI zeggen of een schade gedekt is?

Nee. De AI neemt de melding compleet op, met de feiten en foto's, en zet die klaar voor de schadebehandelaar. Over dekking of uitkering beslist altijd een medewerker.

Hoe weet de AI dat hij met de juiste klant praat?

Een dossierstatus wordt alleen gegeven na een controle die jij bepaalt, en alleen in algemene zin. Is die controle niet mogelijk, dan zet de AI de vraag door naar de dossierbehandelaar.

Bellen veel klanten liever?

Dat kan goed zijn. Wil je de telefoon ook laten meehelpen met praktische vragen, dan kan dat met AI aan de telefoon, in samenwerking met gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het. Dezelfde grens geldt: advies blijft bij een mens.

Stel de AI een vraag zoals jouw klanten dat doen

Bijvoorbeeld: "Welke stukken moet ik aanleveren voor mijn aangifte, en hoe stuur ik die op?" Of plan een demo met jouw kantoor als voorbeeld.

Plan een demoProbeer de AI live