Je klanten direct geholpen, ook als de jaarafrekeningen op de mat vallen

Waarom is mijn termijnbedrag hoger, hoe geef ik mijn meterstand door, ik ga verhuizen, er is een storing: je klanten willen snel antwoord, en na een tariefwijziging of bij een storing bellen ze allemaal tegelijk. Met AI-klantenservice krijgen ze direct een duidelijk antwoord uit je eigen informatie, en houdt je team tijd voor klanten die er echt een mens bij nodig hebben.

Plan een demoProbeer de AI live
MeterstandOntvangenMijn meterstand doorgeven

De vragen die bij jou binnenkomen

  • "Waarom is mijn termijnbedrag veranderd, en kan ik het aanpassen?"
  • "Hoe geef ik mijn meterstand door?"
  • "Ik ga verhuizen. Wat moet ik regelen?"
  • "Ik begrijp mijn jaarafrekening niet."
  • "Ik heb geen stroom of warmte. Wat nu?"
  • "Ik kan mijn rekening niet betalen."

Wat je kunt automatiseren

VraagtypeWat er gebeurtKanaal of dienst
TermijnbedragUitleg hoe het bedrag tot stand komt, en een aanpassing via je klantportaal of als verzoek, binnen de regels die jij bepaaltKoppelingen met je systemen
MeterstandenUitleg hoe en wanneer, en de meterstand direct vastgelegd als je systeem dat toelaatWhatsApp-chatbot
VerhuizenDe AI vraagt de gegevens die nodig zijn en zet een compleet verhuisverzoek klaarChatbot voor je website
JaarafrekeningUitleg in gewone taal van de onderdelen van een afrekening, op basis van jouw voorbeeld en informatieKennisbank
StoringenBekende storingen genoemd, en een verwijzing naar het juiste storingsnummer. Bij gevaar direct naar 112Kennisbank
BetalingsproblemenVriendelijk herkend en direct naar een medewerker die een regeling kan besprekenHelpdesk inrichten

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario

Voorbeeldscenario: geen klantcase, wel een realistische uitwerking.

Situatie
Een regionale energieleverancier met particuliere en zakelijke klanten krijgt vragen via de telefoon, mail, WhatsApp en de website. Rond de jaarafrekeningen en na een wijziging van de tarieven komen veel vragen tegelijk binnen, over termijnbedragen, meterstanden en de afrekening zelf. Klanten met een storing bellen de leverancier in plaats van het storingsnummer, en de wachtrij loopt op.
Oplossing
Een assistent op de website en in WhatsApp, gekoppeld aan het klantportaal, die antwoordt uit de informatie van de leverancier. Klanten krijgen uitleg over hun termijnbedrag en passen het aan binnen de regels die de leverancier bepaalt. Meterstanden en verhuizingen worden compleet vastgelegd. Bij een storing verwijst de AI naar het juiste storingsnummer, en bij gaslucht direct naar 112. Klanten die hun rekening niet kunnen betalen, gaan direct naar een medewerker.
Wat het oplevert
Klanten krijgen direct antwoord, ook in de drukke weken na de jaarafrekeningen. Het team heeft meer tijd voor klanten met betalingsproblemen of ingewikkelde vragen, en storingsvragen komen bij de juiste partij terecht.

→ Meer voorbeeldscenario's

Meerdere vestigingen?

In deze branche gaat het minder om vestigingen en meer om regio's, producten en klantgroepen: particulier en zakelijk, stroom, gas, warmte of water. De AI weet waar een vraag bij hoort, uit de vraag zelf, de postcode of door het even te vragen. Per regio, product of klantgroep leg je vast:

  • welke voorwaarden en informatie er gelden;
  • welk storingsnummer of welke partij bij storingen hoort;
  • welk team er verantwoordelijk is en waar een vraag naartoe gaat.

Algemene kennis, zoals uitleg over de jaarafrekening en het verhuisproces, staat op één plek. Een wijziging geldt direct voor alle klanten.

Koppelingen die je vaak nodig hebt

  • Je klantportaal of klantsysteem, voor termijnbedragen, meterstanden en verhuizingen.

  • Je storingsinformatie, zodat de AI bekende storingen en het juiste storingsnummer kent.

  • Je productinformatie, op één plek bijgehouden.

  • Je helpdesk of gedeelde inbox, zodat klantenservice en administratie zien wat er speelt.

Mens blijft aan het roer, en je klantgegevens veilig

Voorbeeldgesprek. Klant: Ik wil mijn abonnement op een andere vestiging laten doorlopen. AI-assistent: Dat kan. Omdat je contract nog loopt, zet ik je door naar een collega. Lisa van het team neemt het over Lisa (team): Hoi, ik ben Lisa. Ik zie je vraag al staan, ik regel het meteen.

  • Veiligheid eerst

    Bij gaslucht, brandlucht of een gevaarlijke situatie geeft de AI geen advies, maar verwijst hij direct naar 112 en het storingsnummer.

  • Betalingsproblemen naar een mens

    Klanten die hun rekening niet kunnen betalen of in de knel zitten, gaan direct naar een medewerker. De AI oordeelt niet en belooft niets.

  • Geen tarieven of beloftes

    De AI noemt alleen informatie die jij vastlegt, en doet geen uitspraken over besparing of over andere aanbieders. Een persoonlijk voorstel of contract komt altijd van een medewerker of je eigen systeem.

  • Alleen voor de juiste klant

    Klantgegevens worden alleen gedeeld na een controle die jij bepaalt.

  • Afspraken over data

    Klantgegevens worden alleen gebruikt voor de vraag. Met de leveranciers worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Veelgestelde vragen

Kan de AI een termijnbedrag aanpassen?

Als je systeem dat toelaat en binnen de regels die jij bepaalt, wel. Anders legt de AI uit hoe het werkt en zet hij een verzoek klaar voor je team.

Wat gebeurt er bij een storing?

De AI noemt bekende storingen en verwijst naar het juiste storingsnummer. Bij gaslucht of een andere gevaarlijke situatie verwijst hij direct naar 112.

Kan de AI de jaarafrekening van een klant uitleggen?

De AI legt de onderdelen van een afrekening uit in gewone taal, op basis van jouw informatie. Vragen over een afwijking in een persoonlijke afrekening gaan naar een medewerker.

Wat als het druk is na een tariefwijziging?

Juist dan helpt het. Je legt de uitleg één keer vast, en de AI beantwoordt de vragen erover op alle kanalen tegelijk. Wil je de telefoon ook laten meehelpen, dan kan dat met AI aan de telefoon, in samenwerking met gespecialiseerde partners; XPRT richt het in en koppelt het.

Hoe gaat de AI om met klanten die hun rekening niet kunnen betalen?

Vriendelijk en zonder oordeel. Het gesprek gaat direct naar een medewerker die een regeling kan bespreken.

Stel de AI een vraag zoals jouw klanten dat doen

Bijvoorbeeld: "Ik ga volgende maand verhuizen. Wat moet ik doorgeven?" Of plan een demo met jouw klantvragen als voorbeeld.

Plan een demoProbeer de AI live